Счета-фактуры, подтверждения, билеты на самолеты, реклама – у большинства людей, по крайней мере, одно письмо оказывается в электронном почтовом ящике. И всегда есть хотя бы один адрес электронной почты, предназначенный для бизнеса или удовольствия.
Несмотря на конкуренцию со стороны мессенджеров, ежегодно люди отправляют миллиарды писем. При этом мало кто из них знает, как вообще работать с электронной почтой. Сегодня мы решили помочь разобраться в этом вопросе и дать семь советов, как работать с ящиком.
Первое: личный кабинет. Когда речь заходит о рабочем электронном ящике, нельзя полагаться только на тот адрес, который предоставляет работодатель, так как электронную почту обычно выбирают, чтобы принимать на нее важные документы, которые нужны, в том числе, для проверки соответствия. В конце концов, компании должны архивировать и хранить деловые письма.
Второе: принцип поцелуя. Его основу можно выразить так: «Делайте коротко и просто». Отвечая на письмо или составляя новое послание, нужно быть краткими и сразу переходить к сути. Главную тему стоит вынести в «Тему», а также выделить ключевые моменты в тексте письма жирным шрифтом, но делая это слишком навязчивым.
Третье: подпись. В программах, предназначенных для электронной почты, таких как Microsoft Outlook и Mozilla Thunderbird, пользователи могут ввести подпись. Она будет автоматически появляться в каждом отправляемом письме. Опять же, ее размер следует минимально ограничить. В ней должен содержаться только текст, возможно, важная информация и короткая формула приветствия.
Четвертое: безопасность. Электронную почту до сих пор используют мошенники для распространения вредоносного программного обеспечения. Чтобы защититься от опасного спама, помогут простые правила поведения. Во-первых, не надо открывать электронные письма от неизвестных отправителей. Во-вторых, не стоит открывать вложения, происхождение которых не особо ясно, например, .zip или .rar файлы.
Пятое: пароль. Важно, чтобы он был безопасным. Электронная почта является центром цифровой жизни. Если хакер получит доступ к ящику, он сможет добраться до счетов и аккаунтов на Amazon, PayPal или Facebook. Безопасный пароль должен содержать от восьми до двенадцати символов, прописные и строчные буквы, цифры и специальные символы.
Шестое: шифрование. Преступникам в разы проще получить доступ к информации в незашифрованном виде. Гораздо лучше пересылать зашифрованные послания, обменявшись с собеседником ключами.
Седьмое: одноразовый ящик. Многие услуги в интернете требуют использования адреса электронной почты для создания учетной записи. Если это нужно на короткое время, можно создать одноразовую почту.