Что такое СЭД? Это система электронного документооборота. Она используется большими и малыми компаниями для того, чтобы автоматизировать процесс делопроизводства, решить различные задачи, связанные с обработкой электронных документов, вопросов ведения бизнеса и т.д. Для применения в крупных компаниях с большим количеством рабочих мест (до 10 тыс. и выше) данная система должна обладать достаточной производительностью и поддерживать распределенные многосерверные решения, а также создавать все средства для ведения единых электронных архивов организаций. С ее помощью руководители и менеджеры могут фиксировать распоряжения, и приводить их в исполнение. Единственным российским разработчиком сэд является компания «ДоксВижн», которая развивает и продвигает одноименную платформу в странах СНГ и Балтии.
Первые шаги ИТ-индустрии заключались в том, чтобы автоматизировать различные учетные и расчетные задачи, вести журнал операций, рассчитывать прибыль, зарплату, запасы на складах и т.д. Не так давно на первом плане оказалась автоматизация бизнес-процессов: управление работой сотрудников. Здесь ИКТ-системы играют основную роль: организация, контроль и управление заданиями в течение всего автоматизированного процесса. Последовательные действия представлены в виде графических схем, в которые можно вносить корректировки, дополнения (задачи, напоминания сотрудникам, вычисление маршрутов, обмен информацией с почтой, порталом и т.д.). Система в данном случае напоминает, что и когда им нужно делать, снабжает необходимой информацией, фиксирует окончание работы и нарушение сроков ее выполнения.
В связи с этим Docsvision также востребована в компаниях среднего размера. В этом случае СЭД, обладающая гибкостью и допускающая глубокие настройки, станет лучшим выбором. Также в ней имеется подсистема, управляющая процессами, готовыми приложениями и решениями. Даже если электронных документов мало, они должны быть в порядке. К тому же, электронное делопроизводство значительно сокращает время для работы с документами, а также с его применением строятся оптимальные маршруты для передвижений документации в пределах компании.
Благодаря системе Docsvision поддерживается обработка документов на всех этапах, включая службу кадров и архив. Работа с клиентами, поддержка совещаний, встреч, процессы контроля и анализа деятельности компании – все это входит в работу СЭД. Чаще всего используется крупными компаниями предприятиями, страховыми компаниями, организациями сетевой торговли и т.д., в которых есть большие потоки документов. При этом повышается оперативность при ведении документов, снижаются затраты и уменьшаются ошибки.